Universidad de Concepción habilita plataforma para gestionar convenios de manera más eficiente

A partir de este mes de abril ha entrado en funcionamiento la nueva plataforma para la solicitud y tramitación de convenios nacionales e internacionales de la Universidad de Concepción. Este cambio busca optimizar, simplificar y hacer más eficiente la gestión de solicitudes para establecer y formalizar un convenio de la UdeC con otras entidades, tanto desde el nivel central como de facultades y centros.

Las principales características de la nueva plataforma son el acceso en línea que, al estar disponible a través de la web permite hacer solicitudes desde cualquier lugar con conexión a internet; un proceso simplificado, con formularios optimizados para realizar las solicitudes de manera electrónica, sin trámites físicos, y seguimiento en línea, mediante un sistema de notificaciones que permite a los usuarios conocer el estado de sus solicitudes con mayor transparencia.

Para acceder a la plataforma se debe ingresar al sitio web de la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio y en la sección SIVRIM hacer clic en “Convenios”, donde podrá revisar el material instruccional, preguntas frecuentes o ingresar directamente al formulario de Solicitud de Tramitación de Convenios. Una vez en este sitio, se debe crear una nueva solicitud, informando la autoridad pertinente (quien valida la solicitud), la persona responsable institucional (quien está a cargo de la gestión), el alcance territorial (nacional o internacional) y la unidad promotora junto con las entidades contrapartes.

Posteriormente se deben agregar los datos del convenio y adjuntar los documentos necesarios (borrador de convenio, documentación legal y propósito). Una vez completa toda la información, incluyendo tipo de convenio, sector y contribuciones, se envía el formulario para comenzar el proceso.

Fortalecer las relaciones institucionales

La modernización del proceso para la solicitud y tramitación de convenios se enmarca en los desafíos del Plan Estratégico Institucional 2021-2030, el cual establece entre sus objetivos para el área de Vinculación con el Medio, la articulación de las capacidades institucionales para anticipar y responder a las necesidades del medio.

En ese contexto, la Dirección de Relaciones Institucionales y la Dirección de Relaciones Internacionales, unidades encargadas de apoyar y acompañar la gestión de convenios que proponen generar las distintas reparticiones universitarias, han trabajado en conjunto con la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) y la Dirección de Desarrollo Estratégico (DDE), para modernizar el proceso de gestión de convenios institucionales, dando como resultado una plataforma que facilita la gestión de los acuerdos institucionales.

El resultado de este trabajo colaborativo, no solo generó la creación de una plataforma para la solicitud y tramitación de convenios, sino que también condujo a la actualización del Protocolo de Gestión de Convenios, en el cual se define “la modalidad de tramitación de convenios de cooperación con organismos externos, tanto nacionales como internacionales, destinados a establecer acciones conjuntas y particulares en los ámbitos académicos de investigación y desarrollo, y de vinculación con el medio”.

La Directora de Relaciones Institucionales, Moira Délano Urrutia, destacó los avances logrados en esta materia, relevando el aporte de la nueva plataforma y del nuevo protocolo, indicando que “permite agilizar el proceso de solicitud de convenios, optimizando su funcionamiento y avanzando hacia una gestión más eficiente y moderna, en coherencia con las posibilidades que nos entrega hoy la tecnología”.

En la misma línea, la Directora de Relaciones Internacionales, Yasna Pereira Reyes, señaló que “esta nueva plataforma también responde a la necesidad de transparentar los procesos de gestión de convenios, tanto para las unidades solicitantes como para nuestra Dirección, y facilitar el acceso a la información, permitiendo un registro de solicitudes de forma ágil y moderna».