La Universidad de Concepción se encuentra implementando un proceso de actualización de información laboral destinado a fortalecer el cumplimiento de la normativa vigente y asegurar la correcta gestión documental dentro de la Institución.
Según informó la Directora de Personal, Cecilia Saavedra Valenzuela, la normativa laboral chilena exige mantener actualizados los contratos de trabajo y los medios de comunicación asociados a ellos, lo que implica asegurar que cada persona cuente con un correo electrónico personal registrado para la recepción de documentación oficial.
De acuerdo con la jurisprudencia de la Dirección del Trabajo, la documentación laboral electrónica debe enviarse a casillas personales y no institucionales, puesto que estas últimas dejan de estar disponibles una vez finalizada la relación laboral.
El Ord. Nº 4890 de 2013 (ver documento) indica que los correos electrónicos utilizados para remitir documentos laborales “deben ser remitidos a casillas particulares de los trabajadores”, con el fin de garantizar su acceso permanente.
Este requerimiento se encuentra reforzado por el Dictamen Nº 0789/15 (enlace) que establece que los sistemas de gestión documental deben enviar automáticamente los documentos laborales electrónicos a la casilla personal previamente informada por la persona trabajadora.
La Ley 21.327, que moderniza la Dirección del Trabajo, consolidó este enfoque al regular de manera explícita la gestión, almacenamiento y fiscalización electrónica de la documentación laboral. Ello considera estándares de trazabilidad, autenticidad y acceso continuo.
La Directora de Personal UdeC dijo que estos procesos «buscan dar cumplimiento a una norma legal, pero, sobre todo, que DirPer sea una herramienta de apoyo para las y los trabajadores en relación a los diversos trámites o gestiones que debe satisfacer».
El proceso también incluye la actualización de documentación migratoria para trabajadoras y trabajadores extranjeros. El propósito es mantener un registro vigente y acorde a las disposiciones legales que rigen la acreditación de residencia en el país.
La Dirección del Trabajo establece que estos antecedentes deben encontrarse actualizados durante toda la relación laboral, lo que permite al empleador garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y previsionales.
La actualización permitirá fortalecer la integridad de los registros institucionales y avanzar en la implementación plena de los estándares definidos por la normativa vigente.
