Plan Piloto desarrollado junto a Agronomía permite introducir mejoras a reportes SAP

Enero de 2020 marcó un hito para el proyecto de Modernización de la Gestión Financiera Institucional(MGF) que lleva adelante la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (Vraea).

Con el inicio del año se puso en marcha un nuevo sistema financiero-contable, apoyado en una plataforma tecnológica de planificación de recursos empresariales (ERP) llamada SAP.

Esta es un sistema de estándar internacional que consta de una serie de herramientas “que permiten a la universidad ordenar su modelo administrativo financiero”, indica el director de Finanzas, Carlos Sanhueza Sánchez.

“También permite tener más información, al manejar bases de datos únicas, como un solo registro de datos maestros y hacer las transacciones de forma digital; hay una serie de efectos que se esperaba alcanzar con el proyecto MGF y que se han ido logrando en el año y medio de operaciones”, agrega.

Sanhueza explica que junto con llevar las transacciones universitarias a la nueva plataforma, con la habilitación de SAP también se buscaba entregar información relevante para la toma de decisiones estratégicas sobre temas financieros, tanto a nivel de la administración central como de las facultades.

En ese proceso -cuenta- surgieron inquietudes desde las facultades en relación con el acceso a la información de SAP -que tiene licencias restringidas según usuario- y al tipo de reportes que arroja el sistema, que funciona con un modelo basado en presupuestos.

En ese contexto, la Facultad de Agronomía planteó al Rector Carlos Saavedra Rubilar la necesidad de buscar formas de solucionar las dificultades para contar con información más amigable, de manera que se acordó iniciar un trabajo piloto para revisar el sistema de reportes vigente en SAP, identificar posibles modificaciones y eventualmente incorporar otros nuevos.

Las facultades, y en particular la de Agronomía, apuntaban a “disponer de reportes más cercanos, de acuerdo a los objetivos de cada repartición y a los requerimientos de los académicos para administrar sus proyectos”,  señala el ingeniero comercial.

El piloto se desarrolló a través de una serie de reuniones con la participación del decano de Agronomía, Guillermo Wells Mondaca; la jefa administrativa de la Facultad, Carmen Arias; directores y directoras de departamento, profesionales del Proyecto MGF -encabezados por su director, Álvaro Muñoz-,  de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) y de Finanzas, además de representantes de Rectoría.  Se incorporó, también, a los jefes administrativos de Ciencias Veterinarias y de Ingeniería Agrícola.

Reportes de proyectos

Carlos Sanhueza cuenta que en un primera etapa se hizo una presentación sobre los reportes de que dispone SAP, para luego avanzar en los que interesaban a la Facultad, además de generar una reportería específica para proyectos de investigación.

“Se trabajó (con los jefes administrativos del Campus Chillán) en perfeccionar los reportes y generar reportes de proyectos, para que fueran más cercanos a los intereses de las propias facultades y a la retroalimentación hacia sus directores de departamento y se cerró con la entrega de la reportería final, que se presentó a todo el grupo para tener la evaluación final de esa información”.

De acuerdo a Sanhueza, el reporte de proyectos elaborado a través del piloto, permite contar con información presupuestaria a nivel de estas iniciativas, de las transacciones que se han hecho en ellas y los flujos de entrada y salidas.

De este modo, en este trabajo conjunto fue posible perfeccionar los reportes de órdenes de costos y desarrollar uno específico para proyectos, que se suma a los informes de presupuesto general.

Para el director de Finanzas, los resultados son altamente satisfactorios. “El modelo de trabajo fue muy positivo, la disposición de los equipos de la facultad para apoyar esto fue muy buena;  también hubo un trabajo muy acucioso entre las partes técnicas y quedó claro cuáles eran los elementos que había que ir incorporando, pero hay satisfacción general con lo que realizado”, asegura.

También se muestra conforme el decano Guillermo Wells, quien reconoce un avance sustancial entre lo que era posible conocer antes del piloto, sobre todo porque -como dice- en el sistema anterior era posible ver de manera simple el estado de cada una de las cuentas desde el decanato, vicedecanato y direcciones de departamento.

Cambio de switch

“Estábamos acostumbrados al libro mayor, que mostraba todos los haberes y egresos y saldos, que no son generados de la misma forma en SAP. Entonces, se han ido preparando esos reportes, para poder entender y definir cuánto es lo que tenemos y lo que se gasta. Falta una cultura de cambiar el switch, para partir de un presupuestarlo y gastar en base a él”, acota.

Wells afirma que en todo momento ha habido una muy  buena disposición desde los responsables del piloto para atender los planteamientos de la Facultad. “Han  estado preocupados de ir solucionado los problemas e ir avanzando en lo que necesitamos”.

Asimismo, destacó el hecho de que el trabajo se haya ampliado a los jefes administrativos de Ciencias Veterinarias e Ingeniería Agrícola, porque la visión de las tres facultades es coincidente.  “Se manejan más o menos en los mismos temas. En cierta medida, que nos hayan hecho el piloto a nosotros ha ayudado  a todo el Campus”.

Para la jefa administrativa de Agronomía, Carmen Arias Norambuena, a partir del piloto “se ha avanzado bastante en tener una reportería más amigable que lo que entrega directamente SAP”, expresa y resalta de manera especial lo que se hizo en relación a los proyectos. 

“Se creó un reporte bastante bueno, porque entrega información de forma agrupada, aunque presenta un tema complicado en el reporte de los gastos de operación”, dice, añadiendo que desde Finanzas están buscando formas para ayudarlos a depurar esa información.

“Necesitamos contar con esa información, porque ya estamos haciendo rendiciones de proyectos y queremos estar seguros de que esa información está bien”,

Según Arias también hay un problema pendiente en el reflejo del IVA en las cuentas, que no permite conocer con exactitud los saldos disponibles.  “Los pagos del IVA y el overhead (gastos operacionales) afecta mucho los saldos, sobre todo en las unidades en que hay más movimientos”.

Este fue un tema identificado como una conclusión del piloto, por lo que se está abordando la solución por parte del equipo de trabajo.

La profesional afirma que ha habido un progreso importante y agradece el apoyo de los equipos del proyecto MGF y de Finanzas.  “Han trabajado harto con nosotros y hemos logrado tener reportes bastante buenos; siempre han escuchado nuestras solicitudes; estamos mucho mejor ahora, porque la información está más disponible”, puntualiza.

A partir del término del piloto se dio inicio a un proceso de capacitación de los equipos administrativos y habilitaciones para acceder a estos reportes; se incorporó a los ejecutivos de proyectos de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VRID) y a las reparticiones de la Universidad.