UdeC concreta primer cierre de estados financieros con sistema SAP

A fines de abril de 2020, finalizó la migración de información desde el sistema SIFIN, que operó durante 20 años en la Universidad, al nuevo sistema de Gestión Financiera de la institución, apoyado por la herramienta ERP Global SAP. Además, se emitió el primer informe de estados financieros de la Universidad de Concepción, correspondiente al cierre al mes de marzo del 2020, bajo sistema SAP.

SAP se utiliza en la Universidad a partir del 8 de enero de este año, cuando se realizaron las primeras transacciones en el nuevo sistema. Esto implica una mayor transparencia en los procesos, al incorporar la oposición de funciones, trazabilidad de la información, disminución de riesgos y una modernización en la gestión financiera y contable de la institución.

Esta migración significa que todas las cuentas contables de balance han sido traspasadas desde las antiguas unidades de registro a imputaciones en SAP, lo que implicó un arduo trabajo para la División de Contabilidad de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, Vraea, como parte del equipo que lleva adelante la Modernización de la Gestión Financiera institucional, MGF. 

Al respecto, el Director de Finanzas de la Universidad, Carlos Sanhueza,   agradeció el tremendo esfuerzo del equipo de migración, quienes dedicaron mucho tiempo para lograr este hito, considerando la complejidad y cantidad de cuentas de la Universidad, proceso no exento de dificultades, pero también de mucho aprendizaje.

Culminar este etapa Implicó extensas jornadas de capacitación y coordinación, y es el resultado de esfuerzo interdisciplinario de los equipos de la Vraea y de MGF (Proyecto que llevó a cabo la implementación de SAP en la Universidad y algunas empresas relacionadas) y de las diferentes reparticiones universitarias;  las cuales han debido asumir esta nueva modalidad que implica también una transformación de la cultura organizacional de nuestra institución, incorporando el componente digital y de integración de sistemas.

Estabilización del sistema

Esta migración del balance financiero significa dar por concluida la puesta en marcha de SAP y avanzar hacia la estabilización del sistema, un paso más en el proceso de entrada en régimen del sistema en la Universidad, tarea que involucra a toda la comunidad universitaria.

La conclusión de la migración es fundamental para poder dar continuidad a los procesos financieros y administrativos, al vincular la información histórica de la Universidad con el inicio de operaciones de SAP durante este año 2020.

De esa manera los contratos en desarrollo, que continúan desde años anteriores, preservan su información en el sistema, hito esencial para el adecuado seguimiento financiero de estos proyectos.

Identificar adecuadamente la trazabilidad de las antiguas unidades de registro y asociarlas a la nueva estructura de imputaciones, las cuales funcionan bajo la lógica de centros de beneficios y costos, fue una tarea muy compleja, ya que significa reorganizar la estructura de cuentas de la Universidad, y no omitir ningún dato en el proceso; por lo que se debía pesquisar los fundamentos detrás de cada una de las cuentas existentes, de manera de imputarlas adecuadamente en el nuevo sistema, explicó el Director del Proyecto MGF, Álvaro Muñoz.

En tanto, el Director de Finanzas subrayó que uno de los principales beneficios que ya se observa en SAP “es la posibilidad de generar reportes de ejecución financiera por centro de costos y por proyecto, poder seguir las partidas presupuestarias desde lo general hasta el nivel de documento y llevar controles presupuestarios por cuenta, proveedor o centros. Esa flexibilidad en la generación de información es uno de los principales beneficios ya observables en SAP, además del modelo de oposición de funciones, que ha permitido mejorar el control y seguimiento de las operaciones financieras de la Universidad”.