Importantes avances registra Documentos UdeC a dos años de su puesta en marcha

Dos años de funcionamiento cumplió documentos.udec.cl, el repositorio de documentación oficial de la Universidad creado desde Secretaría General con el fin contribuir a dar mayor transparencia al quehacer institucional.

El sitio fue presentado oficialmente al Consejo Académico en marzo de 2019 y a partir de ese momento  fue puesto a disposición de la comunidad universitaria.

“Está abierto desde marzo del año antepasado, pero nosotros empezamos a trabajar en agosto de 2018, junto a la Dirección de Tecnologías de la Información, con el fin de cumplir con el principio de transparencia administrativa, que consiste básicamente en dar a la publicidad los documentos que dan cuenta de los actos, resoluciones y procedimientos de la administración universitaria y sus fundamentos”, explicó el Secretario General, Marcelo Troncoso Romero.

El abogado señaló que cuando comenzó a involucrarse en tareas administrativas se dio cuenta de la necesidad frecuente de recurrir a decretos y otros documentos oficiales, “en circunstancias de que la tecnología nos permitía tener un repositorio de esa naturaleza y de fácil acceso”.

Así nació documentos.udec.cl que hoy concentra un importante volumen de decretos, resoluciones, actas del Consejo Académico, convenios institucionales y material vinculado a la Mesa de Trabajo Institucional. 

“También hay información para la comunidad, como la política de remuneraciones, la cuenta bianual extendida 2019-2020 y la cuenta pública del Rector, y en la medida que vayamos avanzando y encontrando más información de interés, la iremos publicando”, comentó.

Esta iniciativa amplía el alcance de la difusión de escritos institucionales que, hasta su puesta en marcha, “estaba restringido a un par de documentos como los reglamentos Orgánico, de Personal, de Docencia de Pregrado, y algunas circulares. Entonces, lo que hemos hecho es ampliar esto a otro nivel y publicarlo todo”.

Ha habido avances sustanciales en la recuperación digital de decretos y actas del Consejo Académico más antiguos y el trabajo continúa. 

“Hay una persona que permanentemente está escaneando los documentos antiguos; lo nuevo ya lo tenemos en formato digital, pero aún falta. Mi voluntad es que cubramos al menos el periodo de vigencia de los actuales Estatutos de la Corporación, es decir desde el año 1990”, dijo el Secretario General.

Hace un mes la plataforma inauguró una sección dedicada a circulares universitarias. “Ya tenemos una veintena de circulares de la Dirección de Personal y de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos y seguimos avanzando, porque la idea -comenta- es tratar de poner a disposición de las personas la mayor cantidad de información posible de lo que se hace en la Universidad y cómo se hace”.

El directivo se mostró satisfecho con el progreso que ha registrado la iniciativa, aunque proyecta un esfuerzo importante para continuar recuperando documentación de interés para los fines de Documentos UdeC.

También destacó los números que dan cuenta de las consultas que recibe la plataforma. “Tenemos estadísticas de que esto es efectivamente utilizado por la comunidad, con rangos de descargas que son bastante aceptables y que indican que esto ha sido un aporte real en cuanto a transparencia administrativa, que es la parte del principio de transparencia que le corresponde a la Secretaría General”

Por otro lado, destaca la oportunidad con que fue puesto en marcha el sitio, a la luz de lo que significó la pandemia en términos laborales.  “Esto nos ha ayudado mucho para facilitar las tareas, sobre todo en estos tiempos de trabajo telemático”, afirmó.

Troncoso recuerda que la plataforma cuenta con un sistema de búsqueda por temas que “aún se puede seguir afinando”. Con este fin se habilitó un link a un formulario para ingresar sugerencias y consultas. 

“La idea es que si alguien tiene alguna dificultad para acceder a un documento o le falta algo lo haga saber a través del formulario; queremos tener interacción con los usuarios, a objeto de que pueda mejorar el sistema, porque esto debiera seguir funcionando de aquí en adelante”, puntualizó.