El invaluable patrimonio documental de la UdeC que descubre y conserva la División de Tesorería

Documentos de significativo valor patrimonial, como las primeras planillas de sueldos de la Universidad del mes de mayo de 1919, se conservan en las dependencias de la División de Tesorería, en la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos de nuestra casa de estudios. 

Este hallazgo se verificó al revisar con el Jefe de Tesorería UdeC, Sergio Maurer y su equipo de trabajo, las máquinas y documentos que se usaban en los primeros años de esta División, para constatar cómo han ido cambiando en el tiempo, con la incorporación de la tecnología y la automatización de los procesos contables y financieros.

La actual División de Tesorería es el organismo, dependiente de la Dirección de Finanzas, responsable de la administración y custodia de los fondos universitarios, del registro y control presupuestario y de la preparación de informes de carácter financiero referidos a los flujos y estados presupuestarios de ejecución de caja, así como de registrar adecuadamente las transacciones y asegurar la oportuna disponibilidad de recursos financieros a la institución.

En una revisión de los documentos y material que se conservan en las bodegas de Tesorería, se encontró el primer libro de remuneraciones, elaborado por la Tesorería General de la institución, que registra los sueldos del mes de mayo de 1919, cuando nace oficialmente la Universidad de Concepción.

Estas primeras planillas corresponden a un curso de Inglés e incluía a Pedro Gigoux, docente de Inglés, Gladys Joulton, docente en práctica, Roberto Contreras, ayudante del Delegado y David Contreras, portero de las dependencias arrendadas en calle Caupolicán 262, en Concepción, donde se impartieron las primeras clases de la Universidad.

En otra planilla está consignado el pago a los profesores y funcionarios de la Escuela de Farmacia, donde aparece entre los docentes contratados Salvador Gálvez, el académico encargado de dictar la clase de Química con que debutó la Universidad de Concepción, para alumnos de Química Industrial, Farmacia y Dentística.

Junto a él, aparecen en este primer registro de remuneraciones, el profesor de Física Humberto Vergara, el docente de Botánica Alcibiades Santa Cruz, la ayudante de Química, Isabel Martínez, y la inspectora de la Escuela, Inés Rougier. 

Hay que consignar que con las carreras de Química Industrial, Farmacia, Dentística y Pedagogía en Inglés la Universidad inició formalmente sus labores educativas, con un total de 120 matriculados.

“Sin dudas que estos documentos relatan un momento muy importante de la institución. Desde nuestro punto de vista, podemos destacar que, desde la creación de la Universidad, ya existía la Tesorería General haciendo estas funciones. Yo me imagino que en ese tiempo no existía una Vicerrectoría de Asuntos Económicos y todo este trabajo lo asumía la Tesorería General de la época”, expresó Sergio Maurer.

Junto con estos Registros de Remuneraciones, se conserva infraestructura material como una máquina para la firma de cheques continuos, que durante décadas sólo operaban dos personas pertenecientes a la División de Tesorería de la Universidad, encargados del pago de sueldos de todo el personal universitario.

“Esta máquina se dejó de emplear hace aproximadamente 20 años, cuando se comenzaron a usar las firmas digitales para el proceso de pago de sueldos”, explicó Gonzalo Carrasco, integrante de la División de Tesorería.

También se conservan comprobantes de egresos, planillas de Imposiciones, cotizaciones previsionales de los primeros años de la Universidad y respaldos de documentación financiera de diversa índole, siendo lo más significativo, a juicio de Sergio Maurer, las planillas con las primeras remuneraciones del personal universitario.

Estos libros, indicó Gonzalo Carrasco, “nos muestran que durante décadas toda esta documentación y registros se realizaron a mano y se requería una precisión muy alta, porque si alguien estaba completando una planilla y se equivocaba en la última línea, debía escribirla toda de nuevo. Ahora todo está automatizado y se facilita bastante esta tarea”.

Si bien por norma se mantiene alguna documentación durante un número determinado de años, como respaldo legal, la conservación de estas planillas se ha realizado por el valor histórico que tienen, recalcó Maurer.

“Las planillas de remuneraciones más antiguas siempre se han cuidado como una reliquia, como corresponde a su valor histórico”, manifestó el Jefe de Tesorería.

Actualmente, los primeros libros de remuneraciones de la UdeC, del año 1919 al año 1925, se encuentran en custodia en una caja fuerte de la División de Tesorería.

Patrimonio documental

En tanto, Javier Ramírez, Encargado de la Unidad de Patrimonio de la UdeC, precisó que la Universidad de Concepción “es una institución que genera una gran cantidad de documentación en relación a su quehacer. Dicha documentación contiene no sólo datos, sino información significativa que permite comprender desde su pasado su presente”.

Por lo tanto, expresó, “los acervos de material impreso se traducen en un patrimonio documental que debiera ser materia prioritaria en pos de su conservación como acción de gestión del mismo. En el caso particular de la documentación que remite a información financiera, laboral, entre otros, tiene un valor histórico. A la vez, permite comprender el desarrollo de la universidad como institución”.

Consultado por la creencia de que el patrimonio material, generalmente son edificios o instrumental de carácter histórico y no documentación de esta índole, precisó: “Esa creencia tiene que ver con el valor que se le da al patrimonio material a través de inmuebles o monumentos públicos”.

Sin embargo, acotó el Director del Programa de Magíster en Arte y Patrimonio, desde una acepción particular el patrimonio cultural es uno solo. La diferenciación entre los patrimonios (material, inmaterial, natural, etc.) se aplica para situarlos y darles significados en sus respectivas áreas o campos.

“Para nuestro caso, más que un patrimonio material, es un patrimonio documental, en vista de la definición que se le ha dado al mismo a través de las «Directrices para la Salvaguardia del Patrimonio Documental» (2002), que es parte del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO que data de 1992: «…a semejanza de los sitios de notable valor universal incluidos en la Lista del Patrimonio Mundial de la UNESCO. Documento es aquello que ‘documenta’ o ‘consigna’ algo con un propósito intelectual deliberado, puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o unos archivos…», explicó Ramírez.

La unidad especialista en la conservación del patrimonio documental universitario es la Dirección de Bibliotecas, acotó, pues dentro de su gestión incluye también la investigación y, de manera especial, la gestión de dichos bienes culturales documentales que son conservados en la Sala Chile o difundidos de manera digital a través del actual sitio web del Archivo Luis David Cruz Ocampo.

En ese sentido, la directora de Bibliotecas, Karen Jara, señaló que “para Bibliotecas UdeC, el hacernos cargo de este material, nos llama a conservar un patrimonio único e irremplazable que nos permite gestionar los documentos desde su nacimiento, de modo de preservar su valor y significado, entendiendo que los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas de nuestra institución. Como Bibliotecas UdeC nos sumamos a lo que señala William J. Murtagh, «La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro»”.