DTI iniciará proceso de migración de correos UdeC a Office 365

Este lunes 25 de julio, la Dirección de Tecnologías de Información comenzará el proceso de migración de correos de usuarios de la UdeC, paso posterior a la unificación de cuentas y que corresponde a la transferencia de la administración local de los correos para traspasarlos a un servicio alojado en la nube.

De este modo, la actual interfaz será reemplazada por Outlook Web, la aplicación que ofrece Microsoft para visualizar correos.

Este proceso de cambio es posterior a la unificación de cuentas, el cual permite que los usuarios(as) cuenten con una contraseña única para todos los servicios.

Una vez hecho esto, la DTI ha estado realizando un largo trabajo para el próximo paso: la migración de correos.

Las actividades que se han cumplido son las siguientes: cien por ciento de copiado de correos desde servidor UdeC a Office 365 con sincronización de correos de funcionarios, de alumnos regulares, de pre y post grado y especiales; lo que entrega un total de 40 mil cuentas sincronizadas.

Esto se hizo mediante un proceso que se diseñó para replicar la estructura de carpetas original y que pudiesen revisarse en forma automatizada. Es importante considerar que el volumen de información a copiar es del orden de los 20 TB.

Posteriormente se realizaron levantamientos de alias y listas de correo, además de levantamiento de aplicaciones que envían correo interno (Infoda, Infotrabajador, BD, etc.).

En cuanto a la difusión de la información, la DTI preparó un plan de comunicaciones con páginas web con instructivos, preguntas frecuentes, videos tutoriales, notas informativas y material gráfico para redes sociales.

Además, este 21 de julio se realizó una capacitación para responder consultas de usuarios y usuarias de la UdeC. Para quienes no pudieron asistir, la grabación está disponible en la página oficial unificacion.udec.cl.

La actividad se repetirá el próximo 4 de agosto a las 11:00 horas vía Teams live.

Eventualmente, este proceso se pondrá en marcha a partir del lunes 25 de julio desde las 09.00 AM, lo que generará algunas intermitencias en el servicio durante el día, que se irán normalizando paulatinamente.

Las ventajas

En cuanto a los beneficios de la nueva plataforma, el jefe de la unidad de Arquitectura, Ítalo Foppiano Reyes, explicó que “es similar a la anterior, pero con muchas más funcionalidades a las que los usuarios podrán acceder, como gestión de contactos, realizar listas de tareas, entre muchas más. Por lo que cuyo fin es aprovechar al máximo la integración de los múltiples servicios que ofrece Office 365”.

Aquellos usuarios que usaban otros clientes de correo (Thunderbird, Gmail, entre otros) deberán actualizar sus configuraciones, las cuales se publicarán la sección ‘anexos informativos’ en la página oficial de unificación.udec.cl.  

Otra gran ventaja será la integración con la plataforma Teams y otras herramientas de colaboración. El director de la DTI, Gustavo Anabalón González, confirmó que “tendrá una integración con el calendario, búsqueda de otros usuarios, creación de grupos de distribución con administración y moderación configurable, dependiendo del contexto que se requiera. Esto significa que se integran todas las herramientas de ofimática y facilita las comunicaciones y edición colaborativa”.

Asimismo, añadió que “algo que nos deja tranquilos es la experiencia que hemos tenido estos últimos años en esta área, ya que al incorporar más funcionalidades sobre una base conocida es mucho más sencillo que el aprendizaje desde cero. Por supuesto, siempre siguiendo el mismo camino de generar cambios positivos para toda la comunidad UdeC”.  

Microsoft cuenta con la política de seguridad para la protección de la privacidad de los datos de los usuarios y de retención de correos eliminados o borrados.  Todo esto se detalla en su página web Protección de datos con los principios de privacidad de Microsoft | Centro de confianza de Microsoft.

Para resolver dudas sobre el proceso, la Mesa de Servicio entregará apoyo a través del correo dti@udec.cl o al número +56 2 27125872.

Junto a ello, entre el 2 y el 12 de agosto se pondrá a disposición del personal universitario la atención en terreno, y de manera presencial, en las oficinas de la DTI con previo agendamiento de hora a través de un vínculo que estará disponible a partir del miércoles 27 de julio en Mis Servicios Online de la intranet de funcionarios.