VRID UdeC agiliza sistema de solicitud de incentivos por publicaciones

Hasta hace algunos meses, el papel era el protagonista al iniciar un trámite administrativo en la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (VRID UdeC). Sin embargo, ya son varios los procesos que es posible hoy realizar de manera digital, un cambio impulsado tanto por la necesidad de modernizar las actividades como por las restricciones sanitarias que desde el año pasado ha impuesto la pandemia.

Luego de la plataforma para la postulación en línea a concursos internos, este año se comenzó a trabajar en un nuevo proceso que permite el seguimiento de las publicaciones de las y los investigadores UdeC, facilitando el posterior proceso de pago de incentivos asociados. La herramienta, creada en colaboración con la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), se lanza el próximo 1 de octubre de 2021 y estará disponible a través del Sistema de Currículum Académico Normalizado (SCAN).

La Dra. Andrea Rodríguez Tastets, Vicerrectora de Investigación y Desarrollo, explicó: “Queremos, con esta nueva forma de solicitar incentivos, facilitar su gestión a través de la integración, verificación y trazabilidad del estado de una solicitud. Creemos que estas acciones, aunque no se orientan a aumentar la productividad de la Universidad, se encaminan a modernizar su gestión. Por ello, son necesarias y están acordes a los tiempos, cuando necesitamos disminuir esfuerzos en procedimientos que lo permitan, para concentrarnos en los objetivos más estratégicos que como Universidad queremos alcanzar”.

El desarrollo busca digitalizar un proceso que, hasta el momento, se realiza a través de formularios manuales, entregados, vía correo electrónico o impresos, a la oficina VRID para su posterior validación y gestión de pago. El nuevo acceso contará con funcionalidades que apuntan a facilitar la coordinación de las y los autores de una publicación, sistematizar las validaciones y la posterior recepción del beneficio. Además, se espera acotar los tiempos máximos de respuesta y alinearse con las directrices institucionales de pago de incentivos a través de renta imponible.

El procedimiento evita pasos de comprobación intermedios que debían ser realizados de manera manual y visibiliza el estado y etapas del proceso manteniendo a los y las solicitantes informados. Esto es posible gracias a la integración de cuatro sistemas preexistentes, que unidos permiten automatizar la verificación de hitos en el proceso.

Las publicaciones registradas en el sistema de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo (SIVRID), son visibles desde SCAN, donde las y los académicos UdeC pueden solicitar nuevos registros u objetar información existente sobre sus artículos. De acuerdo a las normativas del incentivo VRID, pueden solicitar el beneficio las y los académicos regulares que sean autores de artículos o revisiones indexadas por los tres principales índices de la Web of Science – Core Collection, SciELO y libros con referato externo demostrado. En el caso de las publicaciones Scopus, aplica sólo a los autores que sean académicas y académicos pertenecientes a las Facultades de Educación, Ciencias Sociales, Humanidades y Artes, Arquitectura, Urbanismo y Geografía, Ciencias Jurídicas y la Escuela de Educación. 

“El nuevo sistema agiliza los procesos involucrados en la gestión del beneficio por publicación, y permite llevar un mejor registro de las solicitudes. Es parte de la digitalización de procesos internos en nuestra institución, la que nos permitirá servir de mejor forma, y aprovechando la tecnología existente, a nuestra comunidad universitaria”, afirmó el Director de Investigación y Creación Artística, Dr. Ronald Mennickent Cid.

¿Cómo funcionará el nuevo proceso?

Desde que la publicación está en su estado final de publicación y registrada como tal en SIVRID, las y los académicos pueden iniciar el proceso de solicitud. La publicación será visible desde el perfil personal de SCAN, y sin necesitar otro documento, podrá completar la solicitud al pinchar en el botón correspondiente.

En el caso en que participen varios autores, el sistema ofrece la posibilidad de distribuir el beneficio entre las y los coautores, o bien, entregar el total a un solo autor, asignando porcentajes que los autores deben acordar previamente. Tanto si la solicitud es realizada por el autor principal o por cualquiera de sus autores, el sistema notificará por correo a todas y todos los participantes que pueden recibir el beneficio.

En el caso de que todos acepten, se enviará el requerimiento a VRID UdeC para su gestión a pago. Si alguno de los colaboradores rechaza la distribución, el proceso permitirá ingresar una nueva solicitud.

La solicitud deberá ingresarse antes del 12 de cada mes, para que figure en la liquidación de sueldo de cada usuario durante el mes en curso; en caso contrario para el mes siguiente.

La información detallada del proceso, así como material explicativo, se encuentra en el sitio https://incentivosvrid.udec.cl/ para que las y los usuarios puedan familiarizarse con las distintas etapas. En el mismo espacio se cuentan con un listado de preguntas frecuentes, y un espacio de consultas.