Buenas prácticas de gestión financiera: UdeC conmemora cinco años de implementación del sistema SAP

En una jornada marcada por la reflexión y el reconocimiento, la Universidad de Concepción a través de la Dirección de Finanzas (DirFin) y el proyecto para la Modernización de la Gestión Financiera (MGF) de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VRAEA), conmemoró los cinco años de la implementación del sistema SAP, una herramienta clave en la modernización de su gestión financiera.

El evento reunió a autoridades, decanaturas, directores, directoras, jefaturas administrativas, equipos operativos y otros usuarios y usuarias de la herramienta, quienes destacaron no sólo los avances tecnológicos, sino también el esfuerzo humano detrás de este proceso.

Durante la ceremonia, el Rector de la Universidad de Concepción, Dr. Carlos Saavedra Rubilar, recordó los desafíos iniciales y las decisiones que marcaron la implementación de SAP. “Cuando asumimos en mayo de 2018, SAP llevaba un 15% de avance y había consumido cerca del 70% del presupuesto asignado al proyecto. No era posible multiplicar los recursos, pero tomamos la decisión estratégica de implementarlo con convicción”. Asimismo, enfatizó que SAP ha sido más que un sistema de gestión financiera. “Es una herramienta estratégica que nos permite tomar decisiones informadas y cuidar a nuestra comunidad”.

El Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos de la UdeC, Dr. Miguel Quiroga Suazo, relevó que esta no fue una tarea fácil ya que “en su momento, los organismos colegiados no estaban convencidos de que la Universidad contara con las capacidades humanas y el compromiso con los resultados que posibilitara la implementación de un cambio de la magnitud del involucrado en este sistema. Por lo tanto, para la administración también era una forma de demostrar que la Universidad contaba con las capacidades humanas y técnicas, y el compromiso institucional para implementar mejoras. Lo que se pudo comprobar con la materialización exitosa de SAP, gestionando los riesgos, implementando mejoras y articulando los esfuerzos de todos y todas quienes participaron de este proceso”.

Sobre los frutos de esta herramienta, el Director de Finanzas, Carlos Sanhueza Sánchez, enfatizó que “como parte del proceso de implementación de SAP se han podido generar informes financieros institucionales en tiempo real, lo que permite tomar decisiones y anticiparse a riesgos, para una mejor gestión institucional”.

“También se pueden observar presupuestos por departamento, carrera, facultad, repartición, todo lo cual permite apoyar la toma de decisiones. Se ha instaurado un modelo de oposición de funciones, que ha dado mayor transparencia a la gestión universitaria; y se han digitalizado completamente las operaciones financieras institucionales, permitiendo optimizar los tiempos de pago, reducir costos y aportar a la sustentabilidad”, subrayó.

Por otra parte, el jefe de Unidad de Ingeniería de Datos de la DTI y líder del proyecto MGF en VRAEA, Álvaro Muñoz López, hizo hincapié en que lo más importante para este hito fue el grupo humano.

“Para lograr esto fue fundamental el trabajo del equipo que inicialmente era MGF y que actualmente está en las diferentes divisiones de la DirFin, en otras direcciones de la VRAEA o incluso en otros roles y reparticiones de la UdeC. Hoy día creo que el equipo humano ha sido fortalecido, tanto a nivel de reportería, como de análisis y gestión”.

En esa misma línea, la Coordinadora de Gestión del Cambio, Transformación Cultural y Mesa de Ayuda de la DirFin, María Aburto Navarrete, compartió cómo se ha trabajado en la adopción y consolidación del sistema a lo largo de estos años. “El principal desafío fue la resistencia al cambio. Antes, una sola persona podía gestionar todo un proceso. Ahora cada función tiene un rol específico en SAP, lo que garantiza un control más robusto y ordenado”, explicó.

Aburto también destacó el impacto positivo en las jefaturas administrativas, quienes han podido asumir un rol más estratégico gracias a la herramienta. “Hoy pueden enfocarse en la gestión y el liderazgo, entregando información clave a sus decanos y decanas, colaborando con investigadores, investigadoras y docentes, en lugar de estar inmersos en tareas operativas”, afirmó.

Así también lo relevó la jefa administrativa del Campus Chillán, Carolina Novarese Millán, quien catalogó esta actividad como una muy buena instancia para destacar el trabajo realizado. “Me gustó que se diera este espacio. Pudimos ver que habíamos tenido las mismas vivencias, a pesar de estar en distintos campus, pero siempre bajo los mismos conceptos, los mismos temores, salir de nuestras zonas de confort, enfrentar desafíos y que a la vez todos estemos contentos. Se valora el esfuerzo también por parte de la Institución en prestarnos los apoyos necesarios y mantener los equipos de trabajo disponibles para cualquier instancia”, destacó.

De esta manera concluyó una ceremonia que, además, tuvo un llamado por parte del Rector, quien finalizó su intervención con una invitación al perfeccionamiento continuo y a la participación activa de la comunidad universitaria.

“Este es un proceso de construcción permanente. Las soluciones de hace cinco años no necesariamente responden a las necesidades de hoy. Por eso, debemos seguir levantando alertas y trabajando en conjunto para seguir mejorando. La invitación es a seguir construyendo universidad, a seguir perfeccionando nuestro quehacer y sentir estos logros tan propios como quienes lideraron los proyectos, porque los requerimientos se van levantando en base a las necesidades de quienes día a día utilizan estas herramientas”, instó.