UdeC optimiza la toma de decisiones institucionales a partir de actualización del Sistema de Control de Gestión

Con la finalidad de apoyar distintos procesos institucionales, como la acreditación de carreras y programas de postgrado, la aplicación del Modelo de Aseguramiento de la Calidad de la Formación, la planificación estratégica de facultades, entre otros, la Universidad de Concepción actualizó su Sistema de Control de Gestión (SCG), mejorando el soporte tecnológico y ampliando la información institucional disponible a través de la herramienta. En dicho marco, el próximo 10 de abril se realizará un evento de lanzamiento que contará con la participación de autoridades universitarias que usan la plataforma.

El Sistema de Control de Gestión es una herramienta que contiene información de los distintos niveles o dimensiones del quehacer de la Universidad y que facilita la toma de decisiones a quienes desempeñan cargos de gestión.

Anteriormente, el SCG se basaba en tecnología que limitaba su funcionalidad y compatibilidad con plataformas más recientes. En su nueva versión,  ha sido migrado a Power BI, lo que permite una visualización de datos más dinámica, personalizable y accesible desde diferentes dispositivos. Además, se ha implementado un sistema de control de roles y perfiles, garantizando que cada persona usuaria acceda solo a la información relevante para su gestión.

Respecto a los principales cambios que se implementaron, el Director de Desarrollo Estratégico, Dr. Jorge Dresdner Cid, detalló “la mejora en la visualización de datos con análisis interactivos y reportes personalizados gracias a Power Bi; mayor seguridad y segmentación de la información, y conexión con otros sistemas universitarios para garantizar información unificada y en tiempo real”.

También, continuó el Director Dresdner, “se agregaron dos módulos que no existían previamente, como son el módulo dirigido a Directores de Departamentos y el módulo para Seguimiento del Plan Estratégico Institucional (PEI), dirigido a Vicerrectorías, direcciones responsables de iniciativas, y gestoras y gestores de una dimensión del PEI.

Participación académica

Para asegurar que el SCG respondiera a las necesidades reales de la comunidad universitaria, profesionales de la Unidad de Análisis de la Dirección de Desarrollo Estratégico realizaron entrevistas a académicos y académicas que tienen cargos de gestión (jefaturas de carreras, direcciones de departamento y de programas).

Entre las debilidades, mencionaron que “no tenían o tenían muy poco acceso a información para llevar a cabo sus funciones de gestión, lo que hacía que les tomara mucho tiempo recopilar la información. Y en el caso de las direcciones de departamento tampoco existía información pensada en este rol en el SCG anterior por la sensibilidad de la información que requiere el cargo”, comenta el Director de Desarrollo Estratégico.

Actualmente, existe mayor flexibilidad en la generación de reportes gracias a Power BI, la interfaz es más amigable, responsiva y compatible con distintos dispositivos tecnológicos y hay un control de acceso basado en roles.

En esa línea, la Directora del Departamento de Botánica de la Facultad de Ciencias Naturales y Oceanográficas, Dra. Fabiola Cruces López, comentó que “este sistema es una herramienta valiosísima porque permite tener información instantánea respecto al funcionamiento y administración del departamento que dirijo. Podemos acceder, de manera fácil, a todo tipo de información que está disponible cuando una lo requiere”.

A lo anterior, la Dra. Cruces añadió que “hay datos sobre tipos de contratos, funciones, asignaciones, tareas, capacitaciones que desarrolla el personal académico y administrativo, que se pueden consultar justamente cuando es necesario tomar decisiones oportunas, como reasignar actividades, por ejemplo.  Es súper intuitivo el sistema, en la medida que están los links disponibles y en cómo una puede llegar finalmente a la información que se está deseando utilizar, lo recomiendo muchísimo”.