Observatorio de gestión: evaluación inédita en la UdeC ya muestra sus primeros resultados

Este año recién pasado se implementó por primera vez en la Universidad de Concepción un proceso de evaluación de la transparencia de la gestión corporativa y de la participación dentro de las distintas reparticiones de la institución.

Se trata del Observatorio de Gestión, llevado adelante por la Contraloría de la Corporación Universidad de Concepción. Mediante la revisión del cumplimiento de las obligaciones reglamentarias de las distintas unidades en los ejes de transparencia y participación, el organismo comenzó un proceso de evaluación que permitirá a la autoridad realizar los ajustes para que estos principios sean aplicados en todas las reparticiones.

El Contralor Universitario, Francisco Santibáñez Yáñez, explicó que durante el año 2021 se realizaron dos procesos de revisión, uno por semestre.

La estrategia fue solicitar a distintas reparticiones la documentación que respaldara el cumplimiento de las normas existentes para cada organismo, en los dos ejes establecidos.

Así, se solicitó en una primera etapa a organismos dependientes de Rectoría, como la Dirección de Relaciones Internacionales, la Dirección de Servicios Estudiantiles o la Dirección de Tecnologías de la Información, documentos para acreditar registros académicos, o de planificación estratégica que fueran pertinentes.

Además, en el ítem de participación, se buscó verificar el funcionamiento de los consejos asesores o consultivos, instancias consagradas por reglamento o estatutos.

Durante el segundo semestre, el trabajo continuó, esta vez con organismos más descentralizados como el Centro Eula, o el Centro de Biotecnología.

En total, se revisaron 16 reparticiones universitarias. La intención es continuar hacia las facultades, en un cronograma de trabajo que se establecerá en marzo de 2022.

En general, la evaluación del cumplimiento ha sido positiva, detectándose algunas posibilidades de mejoramiento, en términos de ajustar la reglamentación a la realidad actual. Así lo indicó el Contralor, quien aseguró que este ejercicio permite “evaluar donde están las falencias y proponer cambios en algunas normas. Por ejemplo, cuando la respuesta es que tal o cual sistema no existe, nos han señalado que es porque no tiene pertinencia ni actualidad, pero está establecido como obligación en el reglamento orgánico. Entonces nuestra recomendación en esos casos es que habría que modificar el reglamento”.

Metodología

Respecto a la metodología de trabajo del Observatorio, Santibáñez explicó que “requerimos a las direcciones respectivas la información y documentación de respaldo que acredite el cumplimiento de la obligación normativa. También les solicitamos responder algunas preguntas, para que el análisis sea integral”.

Así, por ejemplo, si se pide la documentación de algún instrumento de planificación, se solicita el documento y se agregan preguntas acerca de su utilidad y pertinencia, o si se adecúa a los principios estratégicos de la Universidad.

“En el caso de los consejos asesores pedimos evidencia del funcionamiento, pero además preguntamos por su opinión sobre la utilidad y pertinencia y en caso de que no estén funcionando, que nos expliquen por qué. A partir de esas respuestas, la idea es que las autoridades evalúen ajustes normativos o cambiar la integración de los consejos, entre otras opciones”, puntualizó.

En cuanto al cierre del trabajo 2021, el Contralor comentó que el documento con los resultados de esta primera revisión ya fue entregado al Rector Carlos Saavedra, y será prontamente publicado en la web de la Contraloría Universitaria (contraloria.udec.cl)