Nueva Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos de la VRAEA entra en funciones

El 04 de noviembre de este año, tras del Decreto pertinente, se creó la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos, DAGC, como la quinta Dirección dependiente de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, VRAEA.

Esta nueva repartición absorbe la División de Abastecimiento, localizada antes en la Dirección de Servicios y a la Unidad de Contratos Corporativos, que era una nueva instancia que había surgido al alero del Proyecto de Modernización de la Gestión Financiera. Adicionalmente, incorpora nuevas capacidades que permitirán alinear la estrategia de la Universidad de Concepción con un abastecimiento moderno y acorde a las necesidades de la institución.

Así lo explica, su Director, Santiago Chávez Leyton, Ingeniero Civil Electrónico de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso.

 “Mi mandato institucional es poder dotar a nuestra Universidad de un abastecimiento alineado con el Plan Estratégico Institucional y con las mejores prácticas de la industria, que permitan gestionar los procesos de adquisiciones y contratos de forma eficaz y eficiente, transparente, garantizando las necesidades de abastecimiento y asegurando optimizaciones y ahorros por el aprovechamiento de las economías de escala y la eficiencia operativa”, explicó el Director de Adquisiciones al dar cuenta de su labor.

La creación de esta nueva Dirección explicó el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Miguel Ángel Quiroga, obedece a la necesidad de integración y estandarización de procesos y procedimientos que permitan una gestión estratégica para la planificación del abastecimiento de bienes y servicios aportando a la continuidad operacional de los organismos y reparticiones y aportando valor a la Institución.

“Este proyecto se venía trabajando desde noviembre del año 2019, al observar la necesidad de fortalecer la gestión de Abastecimiento que en ese momento existía, ya que servía a una proporción muy pequeña de las compras que se realizaban en la Universidad, y a la urgencia de generar una nueva área que nos permitiera gestionar los contratos, establecer licitaciones y tener procesos de compras mucho más transparentes y que posibilitaran aprovechar mejor nuestras economías de escala y brindar un mejor servicio a la comunidad universitaria”, precisó el Vicerrector Quiroga.

La creación de esta nueva Dirección, acotó, se vincula al Plan Estratégico Institucional (PEI 2021-2030) en dos objetivos estratégicos: Gestión de Recursos Institucionales, que implica asegurar el cumplimiento de criterios de sustentabilidad y eficiencia en la gestión, operación e inversión de la Universidad.

 Y también tributa al Aseguramiento de la Calidad, que conlleva consolidar el alineamiento de políticas, mecanismos y herramientas de apoyo en todos los niveles del quehacer universitario que garanticen la mejora continua de los procesos institucionales. 

Estructuración e instalación

La Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos actualmente está en proceso de estructuración e instalación, para constituir los equipos de trabajo en base al diseño organizacional propuesto y aprobado para esta nueva repartición.

 La Estructura de la nueva Dirección estará compuesta por 5 unidades:  4 unidades operativas que son la Unidad de Categorías y Gestión de Contratos, la Unidad de Compras, la Unidad de Bodega e Inventarios y la Unidad de Mercado Público. Adicionalmente, cuenta con una Unidad de Análisis y Mejoramiento, de carácter estratégico, en donde estarán radicados los procesos, el control de gestión, la reportabilidad y el mejoramiento continuo de la Dirección, explicó su Director.

Chávez precisó que la DAGC hoy en día está en etapa de formación de sus Unidades y Equipos de trabajo, a través de la definición de roles y perfiles alineados con los procesos y procedimientos ya documentados en la institución.

“Si bien entró en vigencia en noviembre de este año, el proyecto de la DAGC se inició en 2020, estableciéndose un trabajo coordinado con los equipos que fueron traspasados a la nueva Dirección, que son de la División de Abastecimiento y de Contratos Corporativos”, manifestó.

Durante este tiempo, dijo, se pueden destacar los siguientes hitos:

• Consolidación de un solo equipo de Adquisiciones y Gestión de Contratos.
• Realización de procesos de licitaciones y contrataciones transparentes y competitivos que han generado valor para la Institución, tales como: Servicio de Alimentación, Servicio Hosting, Servicio Internet Comercial, Servicio de Votación Electrónica, Seguros covid-19 para alumnos y para trabajadores, entre otros.
• Inicio del establecimiento de un Sistema de Gestión de Calidad para la nueva Dirección, con el cual debiéramos certificarnos bajo la norma ISO 9001:2015, dentro del año 2022.
• Establecimiento de procesos y procedimientos documentados.
• Ahorros económicos relevantes para nuestra Institución a través de procesos de licitación competitivos.

Propósito y metas

“Somos una Dirección orientada al cliente, por lo que todos los organismos y reparticiones se verán impactadas positivamente en la medida que logremos confianza y adherencia a nuestros procesos y servicios. Ahora bien, dentro de los organismos, los equipos más afectados son los que tienen relación directa con las actividades de compras y contratos”, subrayó el Director Chávez.

Por su parte, el Vicerrector Quiroga concluyó: “Nuestro objetivo es orientarnos fuertemente al cliente, desarrollar nuestra relación con los proveedores y, desde esa perspectiva, ser capaces de brindar un mejor servicio y generar nuevos procesos y capacidades que nos permitan realizar un seguimiento y evaluar los beneficios de los contratos, analizar nuevos potenciales convenios y agregar valor al proceso de compras y adquisiciones de la Corporación. Esperamos que esta Dirección esté al servicio de todos quienes integramos esta comunidad universitaria y que contribuya a hacer de nuestros lugares de trabajo y estudios, los mejores”.