Día Internacional de los Archivos: UdeC comparte experiencias de gestión documental propias y de instituciones invitadas

Patrimonio, memoria, identidad y conocimiento son algunos de los conceptos a los que nos remiten los archivos, esos espacios -físicos o virtuales- que resguardan documentos fundamentales para preservar la historia y acceder a información que nos habla de lo que somos.

Todo esto se valora en el Día Internacional de los Archivos que se conmemora cada 9 de junio, desde hace 35 años, para recordar la creación del Consejo Internacional de Archivos (ICA) en 1948 bajo los auspicios de Unesco.

Y la UdeC lo celebra con una jornada especial convocada por Bibliotecas UdeC para mañana viernes: el Primer Coloquio de Archivos Locales, dedicado a recoger experiencias propias, y de instituciones invitadas, en la gestión documental.

El encuentro es gratuito, abierto a la comunidad y su objetivo es dar a conocer las condiciones de los fondos documentales de las instituciones participantes y sus proyecciones para la investigación en rescate patrimonial, memoria histórica local y aportes educativos.

Ema Rosas Mansilla y Rosemarie Espinoza Candia, jefas de la Unidad de Patrimonio Bibliográfico y de la Sala Chile respectivamente están en la organización del encuentro y compartirán la labor de ambas áreas, que representan las dos caras del Archivo Luis David Cruz Ocampo (ALDCO): las áreas técnica y de consulta, respectivamente.

Esta amplia colección de documentos -que lleva el nombre del diplomático, integrante del grupo fundador de la UdeC y primer director de Bibliotecas- comenzó a formarse en la época fundacional de la universidad.

Además de materiales relacionados con la institución -que documentan su origen, personajes relevantes de la época y su correspondencia, entre otros aspectos- el Archivo Luis David Cruz Ocampo también alberga documentos de épocas anteriores a la existencia de la casa de estudios. Un ejemplo de ello son las actas de la Junta de Beneficencia de Concepción, que datan del periodo colonial.

En línea

A partir de 2019, parte de estos fondos comenzaron a digitalizarse a través de un proyecto centenario para dar vida al archivo virtual Luis David Cruz Ocampo, cuyo propósito es custodiar, gestionar y visibilizar el patrimonio documental de la UdeC, abriéndolo a la comunidad público, así como contribuir a la investigación, docencia e historia regional y nacional.

“En esos cinco años hemos tenido una evolución bastante importante; prueba de ellos es la cantidad de documentos que tenemos en línea y los demás fondos que tenemos en preparación. También hemos evolucionado respecto a los recursos. En 2019 el archivo pertenecía a la antigua Unidad de Catalogación Bibliográfica (…) En 2022 se creó la Unidad de Patrimonio Bibliográfico, donde el archivo es parte fundamental dentro de nuestras dos líneas de trabajo”, comenta Ema Rosas.

En este tiempo, además, se ha fortalecido el equipo con recursos humanos especializados y materiales para potenciar el trabajo de la unidad que está haciendo visible los tesoros documentales de la UdeC a un público más amplio.

“Ahora hay documentos en una plataforma digital de acceso abierto; antes solo llegaban a ellos un grupo de conocedores, como los investigadores, los académicos, estudiantes de postgrado.  Con la apertura del archivo se ha producido una democratización de la información”, indica la bibliotecaria, agregando, por otro lado, que la puesta en valor de archivos históricos -objetivo que también se persigue desde la unidad- es algo relativamente reciente en Chile.

En estos momentos, el archivo digital alberga más de dos mil documentos digitalizados distribuidos en las secciones Archivo Vertical Sala Chile, Actas de la Junta de Beneficencia de Concepción, Recortes de Prensa, Personas Destacadas, Publicaciones Periódicas, Memorias de la UdeC, Chillán (dedicado al Plan Chillán), y Mapas y planos (de construcciones universitarias, con acento en los de corte patrimonial).

Consultas presenciales

Gran parte de este material es conservado en la Sala Chile, en el segundo piso de la Biblioteca Central.

“Es el lugar físico donde se conservan los archivos de don Luis David Cruz Ocampo, pero también es un espacio de consulta y de atención a investigadores, ya sea para consultas de archivos o documentos patrimoniales. La idea es entregarles una atención personalizada para dar respuesta a sus necesidades de información en distintas áreas de las humanidades”, explica la jefa de la Sala, Rosemarie Espinoza.

La documentalista cuenta que el acceso a documentos patrimoniales que no han sido digitalizados o a los originales es restringido. Asimismo, advierte que “no toda la documentación que tenemos está digitalizada o disponible en el archivo (en línea), porque el proceso de digitalización y de descripción del material es lento”.

En todo caso, destaca que la plataforma digital ha permitido ampliar los espacios de consulta, tema en el que también avanza esta unidad de la Biblioteca”.

“Hace un tiempo el acceso a la Sala Chile era bastante restringido; ahora estamos con una política de apertura, tratando de democratizar el acceso a los archivos y a las fuentes de información”, indicó.

La profesional destaca que, a diferencia de los archivos institucionales de carácter administrativo, donde la documentación tiene un interés temporal más limitado, colecciones como las que conforman ALDCO poseen un valor histórico que requiere un esfuerzo de conservación mucho más riguroso.

”Un archivo tiene que preservar y custodiar las fuentes de todo tipo. En este caso, es un archivo histórico, donde la preservación del material es permanente. Por eso tenemos el espacio físico con las mejores condiciones posibles, y con el material de forma que se pueda mantener el orden lógico de la creación de la documentación,  como también un orden para que los mismos funcionarios puedan atender bien a los investigadores”, expresó.

El Primer coloquio de archivos locales se realizará este viernes, en modalidad híbrida -presencial en la Sala de capacitaciones de la Biblioteca Central-  a partir de las 9.40 horas, con presentaciones sobre el Archivo Sonoro de la Radio UdeC, el Archivo  Fotográfico (Afudec), la Unidad de Patrimonio Bibliográfico y Sala Chile, y de representantes de los archivos de la Empresa Nacional del Carbón, Histórico de Concepción y Municipal de San Bernardo.